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Kurzanleitung - First Steps TUdatalib

1 Über TUdatalib und diese Kurzanleitung

TUdatalib ist das institutionelle Repositorium der TU Darmstadt für Forschungsdaten, die an der TU entstanden sind oder mit denen an der TU gearbeitet wurde.

TUdatalib ermöglicht die strukturierte Ablage von Forschungsdaten und beschreibenden Metadaten, die langfristige Archivierung (mindestens 10 Jahre) und – falls gewünscht – die Veröffentlichung von Metadaten und / oder Dateien inkl. DOI-Vergabe. Dazu kommt ein feingranulares Rechte- und Rollenmanagement.

TUdatalib wird gemeinsam von ULB und HRZ betrieben und beruht auf der Open-Source-Software DSpace. Die Weboberfläche von TUdatalib ist erreichbar unter tudatalib.ulb.tu-darmstadt.de.

Der Service steht seit 2019 allen Angehörigen der TU Darmstadt zur Verfügung und befindet sich seit 2022 im Regelbetrieb.

Die folgende Kurzanleitung bietet eine Übersicht darüber, wie Sie sich in TUdatalib registrieren und Forschungsdaten hochladen. Für Administrator:innen bietet sie eine Übersicht über die Verwaltung von Bereichen und und Sammlungen.

Konsultieren Sie auch unsere FAQs und die weiterführende Dokumentation von TUdatalib. Bei Fragen und Anregungen sprechen Sie uns gerne an.

2 Registrierung und Anmeldung in TUdatalib

  • Rufen Sie TUdatalib auf und wählen Sie "Anmelden".
  • Wählen Sie Anmeldung via TU-ID, falls Sie Mitglied oder Angehörige:r der TU Darmstadt sind. Bei der ersten Anmeldung auf diesem Weg werden Sie automatisch im System registriert.
    • Sie erhalten in diesem Fall automatisch Zugriffsrechte auf den Bereich Ihrer Arbeitsgruppe
  • Falls Sie über keine TU-ID verfügen, können Sie sich mit einer externen Email-Adresse registrieren und müssen von einem Fachgebietsadministrator freigeschaltet werden.
    • Geben Sie dazu unter "Registrieren" Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit einen Verifizierungslink.
    • Folgen Sie dem Verifizierungslink und geben Sie Ihre Kontaktdaten und ein sicheres Passwort an.

Nun können Sie sich in TUdatalib einloggen. In TUdatalib sind alle Einzeldaten und Metadaten einer Sammlung zugeordnet, die wiederum einem Bereich zugeordnet ist. Administratoren verwalten bereichsweise die Bereiche und Sammlungen und administrieren ggf. die einzelnen Dateien. Sie weisen Benutzer:innen Rollen und Rechte zu, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können. Für das Hochladen von Dateien benötigen Sie daher in der Regel entsprechende Rechte für einen Bereich oder eine Sammlung, die Ihnen von dem vom Ihrem Fachgebiet ernannten TUdatalib Admin zugewiesen werden. Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie oder Ihren Bereich zuständig ist, kontaktieren Sie uns gerne.

3 Begriffe: Bereiche, Sammlungen, Datensätze

TUdatalib ist hierarchisch gegliedert, wobei die Ebenen aus einer der folgenden drei Klassen bestehen:

  • Bereiche (engl. communities) bilden Hierarchieebenen in TUdatalib, welche das Repositorium strukturieren. Bereiche können weitere Unterbereiche enthalten, aber auch Sammlungen. Bereiche enthalten direkt keine Datensätze.
  • Sammlungen (engl. collections) sind "Behälter" für Datensätze. Sie sind immer Teil eines Bereichs und enthalten ausschließlich Datensätze. Untersammlungen sind nicht möglich.
  • Datensätze (engl. items) sind die Ebene, in der Daten in TUdatalib abgelegt werden. Sie bestehen aus mindestens einer Datei (engl. bitstream) sowie aus zusätzlichen, die Daten beschreibenden, Metadaten. Ein Datensatz gehört immer zu einer Sammlung. Unterdatensätze sind nicht möglich.

4 Hochladen von Dateien

  • Loggen Sie sich auf TUdatalib ein.
  • Navigieren Sie zu Ihrem Fachbereich, der für Ihre Forschungsdaten zuständig ist und wählen Sie "Einen Datensatz in dieser Sammlung hinzufügen" ("Submit a new item to this collection") in der passenden Sammlung. Sie benötigen dazu die entsprechenden Rechte. Sollten Ihnen die Rechte für den Dateiupload nicht eingeräumt worden sein, kontaktieren Sie den Administrator Ihres Bereichs. Gleiches gilt, wenn Sie eine eigene Sammlung oder einen Unterbereich für Ihre Forschungsdaten einrichten möchten: Auch hier räumt Ihnen der Bereichsadministrator die entsprechenden Rechte ein oder legt die Sammlung für Sie an.
  • Folgen Sie den einzelnen Schritten der Eingabemaske. Sie können Ihre Eingaben jederzeit speichern und die Einreichung später fortführen.
  • Geben Sie die Metadaten für Ihre Datei an.
  • Legen Sie den Zugang für Ihre Einreichung fest.
    • Normalerweise müssen Sie in diesem Schritt keine Angaben machen da hier automatisch die Zugangsberechtigungen der Sammlung übernommen werden. Ein zunächst unsichtbarer Datensatz kann auch später von einem Admin veröffentlicht werden.
    • Falls Sie den Datensatz einer Sammlung hinzufügen, die öffentlich ist, wird er automatisch veröffentlicht und Sie können dies selbst nicht einschränken. Sie erkennen öffentliche Sammlungen daran, dass Sie die Liste der Datensätze der Sammlung sehen, wenn Sie slbst nicht im System angemeldet sind.
  • Laden Sie Ihre Daten hoch. Wenn Sie große Dateien hochladen möchten, folgen Sie der Anleitung in der Dokumentation von TUdatalib.
  • Legen Sie eine Lizenz für Ihre Einreichung fest. Wir empfehlen die Vergabe von CC-Lizenzen für Daten und Open Source Lizenzen für Software.
  • Überprüfen Sie Ihre Eingaben.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine Email zur Bestätigung. Möglicherweise wird die Einreichung noch von einer zuständigen Person ihres Bereichs geprüft und dann freigegeben werden. Auch hierfür erhalten Sie eine Bestätigung per Email.

5 Für Admins: Administrieren von Bereichen und Anlegen von Sammlungen

Dezentrale Admins in TUdatalib verwalten die Bereiche von einzelnen Forschungsgruppen und administrieren darin Sammlungen und Datensätze. Sie können Benutzer:innen Rollen und Rechte zuweisen, damit diese unveröffentlichte Sammlungen lesen, Dateien einreichen und Einreichungen von anderen Personen überprüfen können.

Allgemeines

  • Um einen Bereich zu verwalten und ggf. die Metadaten zu einem Bereich zu editieren, navigieren Sie zum gewünschten Bereich und wählen "Bereich Bearbeiten" ("Edit Community"). In den drei Reitern können Sie die Metadaten verwalten und Rollen zuweisen.

  • Wenn Sie eine neue Sammlung anlegen möchten, navigieren Sie zum übergeordneten Bereich und wählen dort "Sammlung anlegen" ("Create Collection"). Geben Sie den Namen der Sammlung und weitere Daten an und bestätigen Sie, indem Sie auf den "Anlegen" ("Create") Button klicken. Weitere Einstellungen können Sie anschließend vornehmen, indem Sie die Sammlung bearbeiten.

  • Wenn Sie eine Sammlung verwalten möchten, bspw. um Rechte und Rollen zuzuweisen, navigieren Sie zur gewünschten Sammlung und wählen Sie "Sammlung bearbeiten" ("Edit Collection"). Hier können Sie über die aufgeführten Reiter Metadaten bearbeiten, Rollen zuweisen und weitere Einstellungen vornehmen. Unter Rollen können Sie unter anderem weitere Admins für die Sammlung hinzufügen, Personen oder Gruppen berechtigen, dort Datensätze zu erstellen, und Prüfer für neu eingereichte Datensätze verwalten.

  • Wenn Sie einzelne Dateien/ Items verwalten möchten, navigieren Sie zum gewählten Item und wählen Sie "Datensatz bearbeiten" ("Edit this Item").

  • Falls Sie einen internen Review-Prozess möchten, können Sie für jede Sammlung Personen die Rolle des Prüfers zugewiesen werden. Mehr dazu finden Sie unter "Datensätze begutachten".

Ersteinrichtung eines Bereichs

Wenn Sie zum Admin eines Bereichs ernannt wurden, der noch nicht eingerichtet ist, enthält der Bereich ausschließlich die Sammlung "Inbox". Diese ist so konfiguriert, dass Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe Datensätze einreichen dürfen, diese aber nicht archiviert werden, sondern das TUdata Team als Reviewer benachrichtigt wird. Sie sind frei darin, diesen Bereich nach Ihren eigenen Vorstellungen zu strukturieren. Die Inbox können Sie entweder löschen oder so konfigurieren, dass Sie selbst oder eine andere von Ihnen ernannte Person Prüfer:in ist.

Beispiele für verschieden strukturierte Beispiele in TUdatalib:

Typische Aktivitäten beim ersten Aufbau eines Bereiches

  • Entwerfen Sie eine Struktur, wie Sie Ihren Bereich sinnvoll in Unterbereiche und Sammlungen untergliedern können
  • Legen Sie Unterbereiche und Sammlungen an und vergeben Sie für diese weitere Berechtigungen
  • Entscheiden Sie, wie Datensätze in Ihrem Bereich hinterlegt werden sollen
    • Direkt in den einzelnen Sammlungen oder in einer zentralen Inbox, von der Sie die Datensätze dann verschieben?
    • Sollen Datensätze geprüft werden, bevor diese hinterlegt werden, oder dürfen von Ihnen berechtigte Personen ohne weitere Prüfung Daten einspielen?

6 Datensätze begutachten

  • Wird ein Datensatz in einer Sammlung eingereicht, in der Sie die Rolle des Prüfers haben, werden Sie und ggf. weitere Reviewer mit einer Email benachrichtigt.
  • Unter dem Menüpunkt "Mein Benutzerkonto - Datensätze" ("My Account -> Submissions") können Sie sich eine Liste der offenen Einreichungen anzeigen lassen.
  • Einzelne Aufgaben können übernommen werden, indem Sie sie anklicken und "Übernehmen Sie den ausgewählten Datensatz zur Bearbeitung" ("Take selected task") auswählen. Nun können Sie die Einreichung bestätigen, ablehnen oder die Metadaten ggf. modifizieren.
  • Wenn Sie die Einreichung ablehnen, geht diese an die einreichende Person zurück und diese kann sie überarbeiten und erneut zur Prüfung einreichen.